Кадровый аудит - ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

ООО "ТэКа Групп" ® ведет деятельность с 2007 года и обладает более чем 10-летним опытом проведения кадровых аудитов.

С перечнем Заказчиков и их рекомендациями можно ознакомиться на странице Наши клиенты.

При максимальном уровне качества услуги имеют приемлемую и фиксированную Стоимость.

ВИДЫ КАДРОВОГО АУДИТА:

   1. Кадровый аудит "К ПРОВЕРКЕ ГИТ - КАДРЫ"

Является оптимальным видом аудита и заключается в проверке документов в отношении 10 работников, перечень которых определяется Заказчиком. Желательно, чтобы в указанный перечень были включены работники, относящиеся к различным категориям, например:

• руководящий состав / подчиненные;
• специалисты / рабочие;
• работники, имеющие существенный стаж работы / недавно принятые на работу.

Стоимость кадрового аудита является фиксированной и составляет 194 000 рублей.

Данный вид аудита имеет следующие преимущества:

1. Доступная фиксированная стоимость позволяет Заказчику проверить все локальные нормативные акты и оценить количество допущенных нарушений в отношении 10 работников, не проводя масштабный и дорогостоящий кадровый аудит всей численности работников;
2. Непродолжительный период проверки 20 календарных дней позволяет быстро получить экспертное заключение и не затягивать начало работ по устранению выявленных нарушений;
3. Если по итогам проведения данного кадрового аудита не выявлено критической массы существенных нарушений, вероятность того, что они будут выявлены по итогам проведения аудита в полном объеме, невелика.

В ходе проведения аудита подлежат проверке следующие документы:

   1. В области кадрового учёта:

• трудовые книжки с книгой учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
• трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, должностные инструкции;
• приказы: приём, перевод, увольнение, командировки, отпуска, поощрения, взыскания;
• личные карточки работников формы Т-2;
• штатное расписание, график отпусков, табели учёта рабочего времени;
• соглашения о расторжении трудовых договоров;
• заявления работников, уведомления работников;
• договоры о полной материальной ответственности;
• листы ознакомления работников с локальными нормативными актами.

   2. Локальные нормативные акты:

• правила внутреннего трудового распорядка;
• положение о персональных данных, политика обработки персональных данных;
• коллективный договор;
• положение об оплате труда и премировании работников;
• положение о направлении работников в служебные командировки;
• иные локальные нормативные акты в сфере труда, предоставленные Заказчиком для проверки.

   3. В области квотирования рабочих мест:

• локальные нормативные акты, содержащие сведения о рабочих местах и выполнении квоты;
• отчеты в центр занятости населения / центр квотирования рабочих мест.

   2. Кадровый аудит "К ПРОВЕРКЕ ГИТ - ОХРАНА ТРУДА"

Заключается в проверке локальных нормативных актов в сфере охраны труда и персональных документов 10 работников (инструктажи, карты СОУТ, карточки СИЗ, медицинские осмотры, требуемые условия трудовых договоров и пр.).

Стоимость кадрового аудита является фиксированной и составляет 170 000 рублей. Период проверки 20 календарных дней.

В ходе проведения аудита подлежат проверке следующие документы в сфере охраны труда:

• положение о системе управления охраной труда;
• программы инструктажей по охране труда;
• документы по специальной оценке условий труда;
• инструкции по охране труда (на должности / виды работ);
• журналы инструктажей работников;
• удостоверения об обучении;
• документы по выдаче средств индивидуальной защиты и специальной одежды, смывающих и обезвреживающих средств;
• документы, подтверждающие прохождение работниками обязательных медицинских осмотров и психиатрических освидетельствований.

   3. Кадровый аудит "В ПОЛНОМ ОБЪЁМЕ"

Проводится в отношении любой обозначенной Заказчиком штатной численности, при одновременной проверке локальных нормативных актов в сфере труда, документов кадрового учета и документов в области охраны труда.

Стоимость кадрового аудита и период проверки зависит от проверяемой численности работников.

   4. Кадровый аудит "ДИСТАНЦИОННЫЙ"

Данный вид кадрового аудита обладает следующими преимуществами:

• невысокая фиксированная стоимость 90 000 рублей (при необходимости проверки документов в сфере охраны труда + 50% от стоимости);
• сжатые сроки оказания услуги 10 календарных дней с даты предоставления информации.

При проведении данного кадрового аудита осуществляется анализ всех локальных нормативных актов в сфере труда, а также документов кадрового учета в отношении 5 работников Заказчика. Проведение проверки осуществляется без выезда к Заказчику по скан-копиям документов.

По итогам проведения кадрового аудита Заказчик получает развернутое правовое заключение, содержащее информацию по всем нарушениям трудового законодательства. Учитывая, что в большинстве случаев ошибки в документах кадрового учета являются типовыми, проверка подобного рода достаточно эффективна и позволяет в кратчайшие сроки устранить имеющиеся нарушения.

ПОРЯДОК ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Для проведения кадрового аудита Заказчик предоставляет специалистам ООО "ТэКа Групп" рабочие места в любом удобном для него помещении: службе персонала, переговорной комнате и пр. Компьютеры не требуются, работы выполняются на ноутбуках.

Документы из офиса Заказчика не выносятся, проверка осуществляется исключительно на месте (кроме дистанционного кадрового аудита).

В ходе проведения кадрового аудита от 2 до 5 рабочих дней проводится проверка документации непосредственно у Заказчика, остальное время требуется для анализа информации и подготовки экспертного заключения.

Параллельно с работой специалистов, осуществляющих проверку документов у Заказчика и заполнение "чек-листов", проводится анализ локальных нормативных актов (копий документов), поступающих в ООО "ТэКа Групп" на начальном этапе проведения аудита.

Объем экспертного заключения зависит от количества допущенных нарушений. В качестве примера - при проведении аудита "К ПРОВЕРКЕ ГИТ - КАДРЫ" средний объем экспертного заключения составляет 30-40 листов формата А-4.

ПРОВЕРКА ЛОКАЛЬНЫХ НОРМАТИВНЫХ АКТОВ

Локальные нормативные акты Заказчика подлежат тщательной проверке с предоставлением информации по всем допущенным нарушениям, а также подробными разъяснениями по их исправлению.

По итогам проверки предоставляются следующие сведения:

• по обязательным локальным нормативным актам, отсутствующим у Заказчика;
• по нарушениям в имеющихся локальных нормативных актах, в том числе в части отсутствия в них обязательной информации.

В экспертном заключении вопросам, касающимся локальных нормативных актов, отводится отдельная глава.

ЧТО ТАКОЕ "ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ"?

Экспертное заключение – документ, предоставляемый Заказчику после проведения кадрового аудита и отражающий ситуацию по ведению кадрового делопроизводства и оформлению трудовых отношений. В экспертном заключении отражается полный перечень документов, в которых было выявлено нарушение. Например, в случае отсутствия в приказе подписи работника в экспертном заключении перечисляются все приказы (с указанием их реквизитов), где содержится такое нарушение. Это позволяет Заказчику получить полную информационную картину по соблюдению требований закона при ведении кадрового делопроизводства, а также по наличию и/или отсутствию необходимых документов.

Подобное экспертное заключение позволяет исправить все имеющиеся нарушения без дополнительных временных затрат на их поиск.

Каждый пункт экспертного заключения составляется подробно по следующей схеме:

• предмет проверки - указание на проверяемый документ;
• вид нарушения - указание на нормативные правовые акты, которые были нарушены;
• комментарии - указание на подлежащие применению нормативные правовые акты, с разъяснением порядка их применения;
• риски организации - указание на санкции, которые могут быть применены к работодателю и/или его должностным лицам;
• рекомендации по исправлению выявленных нарушений.

Экспертное заключение предоставляется Заказчику в двух экземплярах, содержит оглавление и порядка 10 масштабных разделов, имеет презентабельный вид, брошюруется и оформляется по правилам коммерческой тайны.

ЦЕЛИ ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА

Проведение кадрового аудита позволяет Заказчикам:

• объективно оценить текущее положение дел в области ведения кадрового делопроизводства;
• выявить случаи несоблюдения закона с определением рисков и меры ответственности;
• устранить нарушения закона путём оформления недостающих документов до возникновения спорных ситуаций и конфликтов;
• минимизировать риски в области трудовых отношений.

НАШИ ПРЕИМУЩЕСТВА:

• по итогам проверки выявляются все имеющиеся нарушения с указанием реквизитов локальных нормативных актов и документов кадрового учета, требующих внесения изменений;
• в экспертном заключении отражаются подробные рекомендации по устранению выявленных нарушений;
• в отдельном разделе экспертного заключения дается оценка деятельности Заказчика в сфере трудового права, с определением общего уровня ведения кадрового делопроизводства и указанием процента нарушений каждого вида;
• оплата по договору производится после получения Заказчиком экспертного заключения;
• проведение кадрового аудита возможно на всей территории Российской Федерации.

МОЖНО ЛИ ПРОВЕСТИ КАДРОВЫЙ АУДИТ САМОСТОЯТЕЛЬНО?

Кадровый аудит может быть проведен работодателем без привлечения сторонних специалистов. Некоторые сложности могут возникнуть с проверкой локальных нормативных актов, но и это не является невыполнимой задачей.

При проведении кадрового аудита собственными силами возникают следующие вопросы:

• сколько времени потребуется работнику кадровой службы на проверку документов кадрового учёта и локальных нормативных актов, и кто во время такой проверки будет выполнять за него текущую работу?
• есть ли гарантии, что в ходе проведения кадрового аудита ничего не будет упущено, учитывая, что работник кадровой службы не заинтересован в выявлении нарушений, допущенных его подразделением?
• будет ли достаточной квалификация работника кадровой службы для выявления всех возможных нарушений закона?

В каждом конкретном случае решать это работодателю. Но, в любом случае, оптимальный результат достигается при работе команды специалистов в области трудового права, имеющих опыт проведения кадровых аудитов.

КАК ЧАСТО СЛЕДУЕТ ПРОВОДИТЬ КАДРОВЫЙ АУДИТ?

Если после проведения кадрового аудита Заказчик учитывает указанные в экспертном заключении замечания и исправляет их в соответствии с предоставляемыми рекомендациями, а также в дальнейшей работе не допускает их появления, то необходимость в ежегодном проведении кадрового аудита отсутствует.

В этом случае рекомендованная периодичность проведения кадрового аудита – один раз в три года.