Электронный документооборот в трудовых отношениях

[Viva]

Добрый вечер, а кто уже сталкивался с вопросами электронного документооборота?

Я понимаю, что всего несколько дней назад были подписаны изменения в ТК РФ, но может кто-то уже прорабатывал, и какие есть мысли?

[Кадр]

какие есть мысли?

Ну, мысли пока такие, что "собственную" систему электронного документа создавать не хочется, а как работать через государственную, пока не очень понятно. Лично мне, по крайней мере.

[Nazarova]

Пока могу поделиться такой информацией:

Согласно внесенным 22.11.2021 в ТК РФ изменениям работодатели получают возможность создавать, подписывать, использовать и хранить документы в сфере трудовых отношений в электронном виде без их дублирования на бумажном носителе.

При принятии законопроекта в пояснительной записке указывалось, что изменения в ТК РФ обусловлены тем, что у работодателей с высокой ротацией кадров рутинная работа, связанная с получением личных подписей работников, влечёт нарушение сроков и приводит к практике ознакомления с документами «задним числом», тогда как ознакомление с локальными актами ‎и иными документами в электронном виде позволит одновременно ознакомить всех работников ‎с принятым актом, не тратя время на личную встречу или пересылку документов, ‎а также позволит работнику в удобное время ознакомиться с большим объёмом документов.

Согласно внесённым в ТК РФ изменениям, использование электронного документооборота допускается в отношении преимущественной части кадровых документов и не распространяется на следующие документы:
1. Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
2. Акты о несчастных случаях на производстве;
3. Приказы об увольнении работников;
4. Документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Переход на электронный документооборот является правом, а не обязанностью работодателя. Решение о применении электронного документооборота требуется закрепить в локальном нормативном акте работодателя, принятом с учётом мнения профсоюза (если он имеется у работодателя и представляет интересы всех или большинства работников). При этом локальный нормативный акт должен содержать:
- сведения об информационной системе / системах, с использованием которых осуществляется электронный документооборот (информационная система работодателя; цифровая платформа «Работа в России»);
- порядок доступа к информационной системе работодателя (при необходимости);
- перечень электронных документов и категорий работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот;
- срок уведомления работников о переходе на взаимодействие посредством электронного документооборота, дата его введения.

Также локальный нормативный акт может предусматривать:
- сроки и периодичность подписания работником электронных документов и (или) ознакомления с ними;
- порядок инструктажа работников по вопросам взаимодействия посредством электронного документооборота (при необходимости);
- исключительные случаи, при которых допускается оформление электронных документов на бумажном носителе;
- процедуры взаимодействия работодателя с профсоюзом и комиссией по трудовым спорам (при необходимости).

Система электронного документооборота работодателя должна позволять обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями ТК РФ, хранение документа, а также фиксацию факта его получения сторонами. Порядок взаимодействия информационной системы работодателя и портала «Госуслуги» устанавливается Правительством РФ, а положения ТК РФ, касающиеся взаимодействия цифровой платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя, с порталом «Госуслуги», будут применяться с 01.09.2022.

Применять электронный документооборот разрешено только в отношении работников, предоставивших своё письменное согласие на это. Соискатели могут дать согласие в электронном виде. С 01.01.2022 не будет необходимости запрашивать согласие лица на применение электронного документооборота, если по состоянию на 31.12.2021 у данного лица отсутствует трудовой стаж.

В процессе применения электронного документооборота работник и работодатель подписывают документы электронной подписью, вид которой зависит от выбранной работодателем информационной системы и подписываемых сторонами документов.

Расходы на получение работником электронной подписи (если у работника её не имеется), и на использование такой подписи несёт работодатель, так же, как и расходы на создание и эксплуатацию информационной системы работодателя, создание, использование и хранение электронных документов. Работник / соискатель вправе использовать ранее полученную самостоятельно усиленную квалифицированную электронную подпись.

Требования к составу и форматам электронных документов в настоящий момент не установлены и будут применяться с 01.03.2023.

Работник или лицо, поступающее на работу, осуществляющие взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, вправе направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством, в отношении которых осуществляется электронный документооборот. Данные документы считаются полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления работником.

По заявлению работника работодатель должен обеспечить доступ работника к документам, подписанным простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя, путём направления документа в личный кабинет работника (при наличии) на портале «Госуслуги». Работодатель обеспечивает сохранность всех документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле.

[Лада Игоревна]

Что любопытно, на сайте "Работа Всем" последняя новость про электронный документооборот от 14 февраля 2020 года, и более ничего, пока тишина!

[Лада Игоревна]

Коллеги, для информации.

Постановлением Правительства от 01.07.2022 № 1192 утверждены «Правила взаимодействия информационной системы работодателя, позволяющей обеспечить подписание электронного документа в соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений, и федеральной государственной информационной системы «Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)».

Согласно Правилам, Работодатель обеспечивает взаимодействие информационной системы работодателя и единого портала в целях:
- обеспечения возможности размещения на портале документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы), в случае подачи работником заявления о выдаче таких документов с указанием способа предоставления таких документов путем размещения на едином портале;
- предоставления работнику или лицу, поступающему на работу, возможности направления в форме электронных документов в адрес работодателя заявлений, уведомлений и сообщений, которые предусмотрены трудовым законодательством, в отношении которых осуществляется электронный документооборот;
- направления в личный кабинет работника на едином портале документов, подписанных работником простой электронной подписью работника в информационной системе работодателя (при наличии заявления работника о таком размещении).

Заявлениями, уведомлениями и сообщениями, направляемыми работником или лицом, поступающим на работу, в информационную систему работодателя в соответствии с настоящими Правилами, являются электронные документы, формируемые работником без участия работодателя.

3. Взаимодействие информационной системы работодателя и единого портала в целях, предусмотренных пунктом 2 настоящих Правил, обеспечивается:
- с использованием технологии прикладного программного интерфейса, предназначенной для взаимодействия внешних информационных систем с отдельными информационно-технологическими и телекоммуникационными элементами инфраструктуры, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме (далее - технология прикладного программного интерфейса), интегрированной с подсистемой единого личного кабинета единого портала (далее - подсистема единого личного кабинета) в соответствии с методическими материалами, размещенными на справочном информационном ресурсе федерального органа исполнительной власти, осуществляющего функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере информационных технологий;
- с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

Подсистема единого личного кабинета используется для автоматизированного взаимодействия единого портала с информационной системой работодателя.
Положения настоящих Правил, предусматривающие взаимодействие информационной системы работодателя и единого портала с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия, распространяются на работодателей, информационные системы которых подключены к единой системе межведомственного электронного взаимодействия.

4. В результате взаимодействия информационной системы работодателя и единого портала обеспечивается размещение электронных документов в личном кабинете работника на едином портале.

5. Подписание и направление работником или лицом, поступающим на работу, в информационную систему работодателя подписанных электронных документов, указанных в абзаце третьем пункта 2 настоящих Правил, производится с использованием функционала, доступного в личном кабинете работника или лица, поступающего на работу, на едином портале.
При подписании указанных электронных документов используются электронные подписи, предусмотренные статьей 22.3 Трудового кодекса Российской Федерации.

При взаимодействии, предусмотренном абзацем вторым пункта 3 настоящих Правил:
- направление электронных документов, указанных в абзаце третьем пункта 2 настоящих Правил, в информационную систему работодателя осуществляется путем их передачи из личного кабинета работника или лица, поступающего на работу, на едином портале, в личный кабинет работодателя на едином портале с использованием подсистемы единого личного кабинета и последующего автоматического направления их в информационную систему работодателя с использованием технологии прикладного программного интерфейса, интегрированной с подсистемой единого личного кабинета;
- размещение работодателем электронных документов, указанных в абзацах втором и четвертом пункта 2 настоящих Правил, в личном кабинете работника на едином портале производится путем передачи работодателем электронных документов из информационной системы работодателя в личный кабинет работодателя на едином портале с использованием технологии прикладного программного интерфейса, интегрированной с подсистемой единого личного кабинета, и последующей автоматической передачи указанных документов в личный кабинет работника на едином портале с использованием подсистемы единого личного кабинета.

При взаимодействии, предусмотренном абзацем третьим пункта 3 настоящих Правил:
- направление электронных документов, указанных в абзаце третьем пункта 2 настоящих Правил, в информационную систему работодателя осуществляется путем их автоматической передачи из личного кабинета работника или лица, поступающего на работу, на едином портале, в информационную систему работодателя с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия;
- размещение работодателем электронных документов, указанных в абзацах втором и четвертом пункта 2 настоящих Правил, в личном кабинете работника на едином портале производится путем их автоматической передачи работодателем из информационной системы работодателя в личный кабинет работника на едином портале с использованием единой системы межведомственного электронного взаимодействия.

6. Возможность использования единого портала для взаимодействия с работодателем, информационная система которого взаимодействует с единым порталом в порядке, предусмотренном настоящими Правилами, предоставляется работникам и лицам, поступающим на работу, завершившим прохождение процедуры регистрации в федеральной государственной информационной системе "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме".

[Viva]

Спасибо, что не забываете тему ))))

[Лада Игоревна]

Вот письмо Минтруда по этой теме:

pisma-mintruda/ot-01-08-2022-pg-19773-6-1-ehlektronnyj-dokumentooborot-t4008.html

[Лада Игоревна]

В продолжение темы - ещё одно письмо Минтруда РФ:

pisma-mintruda/ot-20-01-2023-n-14-6-oog-303-ehlektronnyj-dokumentooborot-t4075.html


И письмо по стажу до 31.12.2021:

pisma-mintruda/ot-22-05-2023-14-6-oog-3574-trudovoj-stazh-v-kehdo-t4076.html

[Viva]

Добрый день, руководство хочет (к счастью, или к сожалению, уж не знаю) внедрить КЭДО.

Коллеги, может есть у кого хорошее положение, приказы, что там вообще надо то?

[Петр Петрович]

может есть у кого хорошее положение, приказы, что там вообще надо то?

какие вы хитренькие )))

а самим подумать-разработать, неа?

[Viva]

а самим подумать-разработать, неа?

Петр Петрович, а Вам что, завидно, что кто-то вдруг поможет и пришлет? ))
Ценю Ваш сарказм, но была бы признательна за дельный ответ по теме