Как сдать документы в архив при ликвидации организации?

[Митрофан]

Уважаемые форумчане, пришлось даже зарегистрироваться здесь на форуме ради одного этого вопроса, поскольку для нас он сейчас очень важен.

Наша организация находится в Москве, в штате работало до недавнего времени порядка 500 человек. Но, сейчас переходим к стадии ликвидации, поскольку компания у нас была "западная" и приняла решение уйти с рынка.

На текущий момент осталось уже фактически несколько человек (ГД, юрист, бухгалтер, начальник отдела кадров и еще пару сотрудников). И нам требуется "закрыть все дела", в т.ч. сдать документы в архив. Никто из нас никогда с этим ранее не сталкивался.

Подскажите, пожалуйста, с чего надо начинать, как это делать? Любая информация была бы полезна.

Заранее благодарю.

[Лада Игоревна]

Наша организация находится в Москве

Если организация в Москве, то Вам нужно будет сдавать документы в архив в Бюджетное учреждение г. Москвы «Центральный государственный архив трудовых отношений города Москвы» (ГБУ «ЦГАТО Москвы»), адрес: 109544, Москва, Международная ул., д.10, стр. 1 (м. «Римская» или «Площадь Ильича»).

Подскажите, пожалуйста, с чего надо начинать, как это делать?

Если будете сдавать сами, т.е. готовить документы к сдаче, то требуется ознакомиться с основными правилами (что из документов вообще сдается в архив, в это документы, которые хранятся 75 / 50 лет, и 5 лет, все документы с истекшими сроками хранения убрать в сторону, поскольку они сдаваться не будут, и сформировать документы в дела).

[Nazarova]

Поскольку мне уже приходилось сталкиваться с вопросом архива при ликвидации организации и делать что-то вроде заключения для руководства, поделюсь информацией!
Требований достаточно много, основными являются следующие:

1. Перечень документов
К документам по личному составу, которые необходимо передать в архив, относятся:
1.1. Документы о трудовой деятельности работников: о приеме, переводе, перемещении, совмещении, увольнении, отпусках, аттестации, поощрении, награждении, дисциплинарных взысканиях, направлении в командировку (приказы, распоряжения, трудовые договоры).
1.2. Документы по учёту кадров: личные карточки работников формы Т-2, трудовые книжки, личные дела, журналы учёта, невостребованные подлинные личные документы.
1.3. Документы по расчетам заработной платы и других выплат: табели учёта рабочего времени, лицевые счета, платежные (расчетно-платежные) ведомости, акты выполненных работ и др.;
1.4. Документы по охране труда, в том числе, подтверждающие право на льготы, табели, наряды-допуски, путевые листы, акты, заключения о расследовании несчастных случаев и др.

2. Сроки хранения
В соответствии со статьей 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ документы:
- законченные делопроизводством до 01.01.2003 хранятся 75 лет;
- законченные делопроизводством после 01.01.2003 хранятся 50 лет.
Указанные сроки хранения не распространяются на документы, в отношении которых действующими нормативными актами установлен иной срок хранения.

3. Передача документов в государственный / муниципальный архив
Документы, сроки временного хранения которых не истекли, поступают в государственный / муниципальный архив в следующих случаях:
- при ликвидации организаций;
- по решению суда;
- при угрозе их сохранности в организации.

4. Подготовка документов к передаче в архив
4.1. Упорядочение документов по личному составу включает:
- формирование документов в дела;
- оформление дел;
- составление описей структурных подразделений.
4.2. Основные требования по формированию дел:
- в дело помещаются документы одного хронологического периода (кроме личных дел);
- в дело помещаются документы по одному вопросу (документы одного работника);
- в дело помещаются документы одного срока хранения;
- в дело помещаются подлинники, при их отсутствии - заверенные копии.
Объем документов в деле не может превышать 250 листов при толщине в 4 сантиметра. Большие по объему дела разбиваются на тома (части).
Документы по личному составу должны поступать в государственный / муниципальный архив с полным комплектом описей.
Законченная опись должна быть подшита и переплетена, пронумерована и полностью оформлена.

5. Особенности формирования отдельных дел по личному составу
5.1. Приказы / распоряжения по личному составу формируются в отдельные дела в соответствии со сроками хранения по каждому году. Внутри дела документы располагаются по хронологии в порядке номеров. Документы, явившиеся основанием для издания приказа и не вошедшие в личные дела, формируются в отдельные дела.
5.2. Личные карточки уволенных работников формируются в дела по алфавиту фамилий.
5.3. Документы в личном деле располагаются в соответствии с хронологией их создания, но первыми и последними являются заверенные копии приказов о приеме / увольнении работника. Недопустимо создание «нарядов» личных дел, когда несколько личных дел сшиваются в одно дело, т.к. нарушаются общие признаки формирования дел и порядок работы с документами ограниченного доступа.
5.4. Лицевые счета работников (расчетно-платежные ведомости) формируются в дела по хронологии, затем по алфавиту фамилий. В отдельных случаях к лицевым счетам прилагаются шифры производств, цехов, отделов.
5.5. Табели учета рабочего времени формируются по хронологии, структурным подразделениям, алфавиту фамилий.
5.6. Аттестационные листы формируются и хранятся в составе личных дел работников.
5.7. Документы о несчастных случаях (акты, заключения, отчёты, протоколы, справки) формируются по хронологии.
5.8. Подлинные невостребованные личные документы (трудовые книжки и вкладыши к ним, дипломы, аттестаты, свидетельства) вкладываются в конверт и помещаются в конце личного дела работника.

6. Оформление дел по личному составу
6.1. Оформление дел представляет собой комплекс работ, включающий:
- подшивку (переплет) дел;
- нумерацию листов дела;
- составление заверительной надписи;
- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела;
- оформление обложки дела.
6.2. Дела подшиваются в 4 прокола в твердую обложку, из дела удаляются все посторонние предметы (скрепки, закладки и др.). В конце дела подшивается бланк листа заверителя. Все листы дела, кроме листов внутренней описи и листа заверителя, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу простым (графитным) карандашом или нумератором.
6.3. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе по установленной форме (запрещается выносить ее на оборот последнего документа или обложку дела). Она включает сведения о количественных параметрах дела и их особенностях (литерные листы, пропущенные листы, листы с оборотом, конверты).
6.4. К личным делам, личным карточкам, лицевым счетам (расчетно-платежным ведомостям) составляется внутренняя опись, на отдельном листе по установленной форме, в которой указывается порядковый номер записи, регистрационный индекс и дата документа, заголовок, номера листов документа в деле и примечание. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов описи. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
6.5. Обложка дела по личному составу содержит реквизиты: наименование организации, подчиненность; наименование структурного подразделения; индекс, заголовок и крайние даты дела; количество листов; срок хранения и архивный шифр дела.
6.6. Документы по личному составу подлежат передаче в архив организации по описям дел структурных подразделений, за исключением документов по личному составу со сроками хранения до 10 лет включительно.
6.7. Для эффективного использования информации, заключенной в описи, создается справочный аппарат к ней, который включает: титульный лист; содержание (оглавление), если опись имеет разделы; предисловие; список сокращений; указатели.
6.8. При описании организационно-распорядительной документации в заголовках описей дел указываются: вид документа (приказ, распоряжение); вид деятельности (по личному составу), автор (официальное сокращенное название организации); хронологический период.
6.9. При описании личного дела указывается фамилия, имя, отчество лица в именительном падеже; крайние даты его поступления на работу и увольнения; количество листов и срок хранения дела. Например:

Личное дело
Андреева Ольга Александровна
20 марта 1977 г.
10 октября 2012 г.
30 лл.
Хранить 50 лет

6.10. При завершении описания единиц хранения составляется окончательная схема их систематизации внутри описи.

7. Справочный аппарат к описи
Справочный аппарат выполняет функцию первого ознакомления с документами (титульный лист, оглавление), способствует поиску необходимой информации (указатели), уточнению смыслового содержания описи (список сокращений).
При составлении справочного аппарата необходимо правильно и точно оформлять его элементы:
7.1. Титульный лист - содержит полное название государственного / муниципального архива (если организация является источником комплектования); название фонда; номер и название описи; крайние даты документов, содержащихся в описи.
7.2. Содержание (оглавление) описи - помещается в начале описи после титульного листа и листа переименований, и отражает состав и построение описи, с указанием наименования структурных элементов: предисловие; список сокращений; название разделов и подразделов; указатели. Напротив каждого элемента ставится номер листа описи.
7.3. Предисловие - указывается дата создания организации, перечисляются ее переименования в хронологической последовательности за период, соответствующий крайним датам единиц хранения, включенных в опись.
7.4. Список сокращений - составляется при наличии большого количества сокращений в описательных статьях и ее справочном аппарате, применяется с целью сократить объем описи.
7.5. Указатели - составляются при необходимости, с целью обеспечения быстрого поиска необходимой информации в описи. Указатель представляет собой перечень предметов, встречающихся в заголовках описи, которые раскрываются необходимыми пояснениями и ссылочными данными.

[Митрофан]

Большущее спасибо!!! Буду заниматься вопросом руководствуясь тем, что написали.

[Полиглот]

Т.е. получается, что надо иметь два приказа о приёме и об увольнении, оригинал остается в папке с оригиналами приказов, и заверенные копии дополнительно кладутся по личным делам?!

[Лада Игоревна]

надо иметь два приказа о приёме и об увольнении, оригинал остается в папке с оригиналами приказов, и заверенные копии дополнительно кладутся по личным делам?!

ну да, получается что так!