Положение (лна) о дистанционной / удаленной работе

[Kristofer]

Уважаемые специалисты в области трудового права, специально зарегистрировался тут, чтобы задать вопрос.

В текущей ситуации, когда часть работников работает удаленно, и в связи с тем, что с марта 2020 года, когда началась такая удаленная работа, прошло уже большое количество времени, руководство поставило задачу создать положение или какой-то другой ЛНА, определяющий порядок такой удаленной / дистанционной работы...

Может, кто-то уже занимался? Или давайте просто обсудим, что в этом документе должно быть, что следует учесть?

Буду благодарен за любые отзывы.

[ШОЯ]

Или давайте просто обсудим, что в этом документе должно быть, что следует учесть?

ну основное, конечно, это требования Трудового кодекса РФ в части дистанционной работы, ну и Ваши внутренние требования, в зависимости от того, какими они будут, к отчетности, предоставляемой работником, к режиму его работы (который также должен быть и в ТД) и пр.

[Jonny]

Нужно предусматривать все возможные вопросы, в т.ч. ознакомление с охраной труда, расследование несчастных случаев на производстве и пр.

[KetRet]

Скажите, почитала изменения в ТК РФ в части дистанционной работы, и не совсем поняла, там написано, что надо предоставлять оборудование, или выплачивать дистанционному работнику компенсацию за его использование, и ещё возмещать какие-то расходы?!

О чём вообще идет речь? В каком размере должны выплачиваться средства? На усмотрение работодателя?
Т.е. Можем ли мы установить, образно говоря, размер: 100 рублей в месяц за оборудование, и 10 рублей расходов?

И какие вообще могут быть расходы, если дистанционный работник работает дома? Ну простите, не на туалетную бумагу же?

[Кадровик]

В каком размере должны выплачиваться средства? На усмотрение работодателя?

Ну, наверное, всё же не совсем на усмотрение работодателя.
Т.е. если не по фактическим затратам, то хотя бы по соглашению с работником.
А то работник может быть не согласен с таким "усмотрением", тем более, если это будет, как Вы писали про суммы:

100 рублей в месяц за оборудование, и 10 рублей расходов?

А что касается вопроса:

И какие вообще могут быть расходы, если дистанционный работник работает дома? Ну простите, не на туалетную бумагу же?

Ну, могут быть расходы на электроэнергию... А на простую бумагу для принтера, не туалетную, разве не могут быть?
Также предположу, что ещё могут быть расходы на мобильную связь, оплату работником Интернета и что-то подобное.

О чём вообще идет речь?

ЛУчше почитайте общую информацию о дистанционном труде после внесения с 01.01.2021 изменений в ТК РФ, закон № 407, в принципе там все достаточно понятно.

[KetRet]

А самого положения о дистанционной работе ни у кого нет случаем? Была бы очень благодарна.

[Jonny]

положения о дистанционной работе ни у кого нет случаем?

Только несколько дней назад закон о дистанционной работе приняли в окончательно редакции, и Вы уже хотите, чтобы у всех было актуальное положение? )) пока в работе оно ещё, и у Вас есть время поработать над ним

Всё равно ведь у каждого работодателя, за исключением основных базовых моментов, которые есть в ТК РФ, будут свои индивидуальные требования, которые нужно обдумать-обсудить и включить в локальный нормативный акт

[Kajzer]

Коллеги, когда будет у кого-то положение, скиньте, плиз. Перед Новым годом сейчас аврал, ну совсем не до него, а нужно бы сделать.

И еще вопрос, конечно новый законопроект прочитал, но с прежней редакцией ТК РФ не сравнивал, что там поменялось, если вкратце? Только виды договоров, и то, что теперь нельзя будет в ТД устанавливать свои основания увольнения?

[Тэковец]

А самого положения о дистанционной работе ни у кого нет случаем?

когда будет у кого-то положение, скиньте, плиз. Перед Новым годом сейчас аврал, ну совсем не до него, а нужно бы сделать.

1. Уважаемые коллеги, если говорить про "шаблон" Положения, то он фактически просто будет повторять требования ТК РФ, в связи с чем Вам в любом случае понадобится разрабатывать локальный нормативный акт под свои нужны, с учетом всех индивидуальных особенностей осуществляемой деятельности.

2. Помимо того, что потребуется регламентировать все основные аспекты, на которые указано в ТК РФ (предоставление работнику оборудования / установление размеров и порядка выплаты компенсаций; установление режимов работы; предоставление работником отчетности и пр.), также в индивидуальном порядке желательно будет решить такие вопросы, как:

- максимальная адаптация работника к труду в домашних условиях;

- использование непосредственными руководителями средств контроля за эффективным выполнением работы подчиненными работниками;

- установление правил наиболее эффективного взаимодействия при работе в электронной почте и иных средствах текстовой коммуникации;

- обеспечение наличия и правильного использования работниками необходимых технологий для общения и обмена документами;

- минимизация рисков возникновения личностных конфликтов в ходе «разобщенной» работы членов команды;

- обеспечение надлежащего рабочего места дистанционного работника, беспрепятственного доступа к средствам коммуникации, соблюдения правил подготовки к ежедневной дистанционной работе;

- формирование перечня возможных трудностей дистанционной работы с указанием путей их эффективного разрешения;

- профилактика факторов психологической напряженности, которые могут приводить к эмоциональному выгоранию работника;

- решение иных необходимых вопросов, связанных с дистанционной (удаленной) работой.

3. Если понадобится помощь в любых вопросах, связанных с дистанционным трудом, обращайтесь в ООО "ТэКа Групп", всегда готовы помочь.

новый законопроект прочитал, но с прежней редакцией ТК РФ не сравнивал, что там поменялось, если вкратце?

4. Ниже небольшое заключение по новому законопроекту (с сайта tkrf.ru):

Согласно вносимым изменениям, дистанционной (удаленной) работой признается выполнение работником трудовой функции вне места нахождения работодателя, вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником информационно-телекоммуникационных сетей, в том числе сети «Интернет», и сетей связи общего пользования.

Фактически законом предусматривается три вида дистанционной занятости, которая может осуществляться:
1. На постоянной основе в течение срока трудового договора;
2. Временно:
- в течение определенного срока, но не свыше шести месяцев;
- периодически, при условии чередования периодов дистанционной работы и периодов работы на стационарном рабочем месте.

При этом дистанционных работников можно разделить на две категории:
- работники, с которыми заключен трудовой договор (дополнительное соглашение) о выполнении трудовой функции дистанционно;
- работники, временно переведенные для работы дистанционно в рамках локального нормативного акта работодателя, в определенных законом случаях: катастрофа природного или техногенного характера, наводнение, землетрясение, эпидемия и ряд иных случаев. Согласие работника на такой перевод, как и внесение изменений в трудовой договор, не требуется, дополнительное соглашение к трудовому договору не заключается.

Законом предусматривается возможность заключения трудового договора (дополнительных соглашений) о дистанционной работе, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, а также оформление документов, связанных с изменением вышеуказанных договоров и их расторжением, путем обмена электронными документами, при использовании работодателем усиленной квалифицированной электронной подписи, и использовании работником как усиленной квалифицированной, так и усиленной неквалифицированной подписи.

Сведения о работе дистанционного работника вносятся работодателем в трудовую книжку по желанию работника (при условии её предоставления работником и за исключением случаев, если в соответствии с законодательством трудовая книжка на работника не ведется).

При взаимодействии в форме электронных документов стороны обязаны направлять подтверждение получения ими документа, в срок, установленный локальным нормативным актом или трудовым договором.

Работодатель может знакомить работника с локальными нормативными актами, приказами, уведомлениями, требованиями и иными документами следующим образом:
- в письменной форме, в т.ч. под роспись;
- путем обмена электронными документами;
- в иной форме, предусмотренной локальным нормативным актом или трудовым договором.

Также законом в части обмена документами установлено, что:
- порядок передачи работником результатов работы и отчётов о выполненной работе по запросам работодателя необходимо устанавливать локальным нормативным актом или трудовым договором;
- при подаче работником заявления о выдаче заверенных копий документов, связанных с работой, работодатель обязан в течение 3 рабочих дней направить их на бумажном носителе (по почте) либо в форме электронного документа, если на это указано в заявлении работника;
- оригиналы документов, связанных со страховым обеспечением (листки нетрудоспособности и документы, связанные с материнством), работник может направлять работодателю по почте заказным письмом с уведомлением, либо предоставлять работодателю сведения о серии и номере листка нетрудоспособности, в установленных законом случаях.

Если в коллективном договоре, локальном нормативном акте или трудовом договоре не будет определен режим рабочего времени, то он будет устанавливаться дистанционным работником по своему усмотрению. Также вышеуказанными документами могут быть определены условия и порядок вызова работодателем работника, который временно выполняет дистанционную работу, для работы на стационарном рабочем месте.

Порядок предоставления дистанционным работникам отпусков регулируется:
- в отношении работников, выполняющих дистанционную работу на постоянной основе, локальным нормативным актом или трудовым договором;
- в отношении работников, выполняющих дистанционную работу временно, графиком отпусков работодателя, с соблюдением всех требований, установленных главой 19 «Отпуска» ТК РФ.

В законе указано, что в случае направления работника для выполнения служебного поручения в другую местность, отличную от местности / территории выполнения работником трудовой функции, на дистанционного работника распространяется действие статей 166 - 168 ТК РФ (которые регламентируют вопросы направления работников в служебные командировки и служебные поездки).
Исходя из вышеуказанной формулировки закона, в трудовой договор потребуется включать сведения о местности выполнения работником дистанционной работы.

В части охраны труда законом установлено, что в период выполнения работником трудовой функции дистанционно работодатель обязан обеспечить:
- расследование и учёт несчастных случаев на производстве и профзаболеваний;
- выполнение предписаний должностных лиц;
- обязательное социальное страхование работников от несчастных случаев и профзаболеваний;
- ознакомление работников с требованиями охраны труда при работе с оборудованием и средствами, рекомендованными или предоставленными работодателем.
Другие обязанности работодателя в сфере охраны труда на дистанционных работников в период выполнения ими трудовой функции дистанционно не распространяются.

Законом установлено, что работодатель обеспечивает работника необходимыми для выполнения трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами, и работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства, при условии выплаты работнику компенсации, а также при условии возмещения ему расходов, связанных с их использованием. Порядок, сроки и размеры выплат определяются локальным нормативным актом или трудовым договором.
Исходя из вышеуказанных формулировок закона, с дистанционными работниками возможны споры по вопросам их обеспечения требуемыми средствами (компьютеры, МФУ, расходные материалы, программное обеспечение) и возмещения расходов (например, на электроэнергию и пр.), а при выплате работникам компенсаций за использование таких средств работодателям могут понадобится документы, подтверждающие, что имущество принадлежит работнику или им арендовано. Также очевидно, что если работник будет использовать для работы не принадлежащее ему имущество (например, компьютер родственника / друга), то в случае изъятия у работника такого компьютера собственником имущества, под угрозой может оказаться конфиденциальная информация, принадлежащая работодателю и находящаяся на данном компьютере.

Трудовой договор с дистанционным работником может быть расторгнут (помимо иных оснований, предусмотренных ТК РФ) по инициативе работодателя в случае, если в период выполнения трудовой функции дистанционно работник без уважительной причины не взаимодействует с работодателем по вопросам, связанным с выполнением трудовой функции более двух рабочих дней подряд со дня поступления запроса работодателя. При этом, подобная формулировка является неоднозначной, в частности, пока не ясно, если запросов работодателя было несколько, но ответ не поступил на какой-либо один запрос, можно ли это считать отсутствием взаимодействия, на которое указано в законе. До момента формирования правоприменительной практики по подобным вопросам можно ожидать возникновения споров с работниками и различной трактовки требований трудового законодательства.
Также согласно закону договор с работником, выполняющим дистанционную работу на постоянной основе, может быть прекращен в случае изменения работником местности выполнения трудовой функции, если это влечет невозможность исполнения работником обязанностей по трудовому договору на прежних условиях.

[Авице́нна]

Доброго времени суток, можно ли локальный нормативный акт назвать "Регламент удаленной работы"?

И можно ли в это локальном нормативном акте прописать, что дистанционные договоры работодатель подписывает с работниками ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО при явке работника к работодателю, без всяких там "электронных квалифицированных и неквалифицированных" подписей? Т.е. установить такие правила, что электронных подписей, на которые указано в законе, не НЕ БУДЕТ!

И допник нужно будет заключать только в части дистанционной работы, т.е. менять трудовой договор немного, или излагать трудовой договор в новой редакции?

[Кадровик]

можно ли локальный нормативный акт назвать "Регламент удаленной работы"?

Называйте хоть как, хоть регламент, хоть положение, хоть инструкция о дистанционной работе, какая разница...

дистанционные договоры работодатель подписывает с работниками ИСКЛЮЧИТЕЛЬНО при явке работника к работодателю, без всяких там "электронных квалифицированных и неквалифицированных" подписей?

Думаю, что с этим тоже препятствий нет, можно так сделать. Потому что в законе говорится, что ТД о дистанционной работе МОЖЕТ заключаться путем обмена электронными документами. Т.е. это не обязанность, а право сторон.

менять трудовой договор немного, или излагать трудовой договор в новой редакции?

Никакой разницы, как сами захотите.
Если "вмешательство" в ТД будет небольшое, тогда лучше допник, а если что-то будете существенно менять, масштабно, то лучше излагать ТД в новой редакции.

[Авице́нна]

Спасибо за ответ.
А как лучше, удобнее для использования - основные все моменты, связанные с дистанционной работой, включать в Положение, или непосредственно в трудовой договор?

[ШОЯ]

основные все моменты, связанные с дистанционной работой, включать в Положение, или непосредственно в трудовой договор?

ну лично я бы не перегружала трудовой договор, а включила бы всё, что позволяет закон, в Положение.

Просто исходя даже из того, что если Вам потребуется потом что-то поменять, то условия трудового договора можно будет поменять только при согласии работника, ну или по статье 74 ТК РФ (что весьма не просто), а для изменения Положения Вам потребуется только согласование с профсоюзом, и то, если профсоюз у Вас есть. А если его нет, то вообще никакого "стороннего" согласия на это не потребуется, просто утвердите нужные изменения в локальный акт, ну или примете его в новой редакции.

[Каха]

А вот такой вопрос, если дистанционный работник трудится на Крайнем Севере, то ему положен районный коэффициент и процентная надбавка?

И если выплаты положены, но работодатель-то вообще не знает, где трудится работник, он же дистанционный, удаленный, тогда что?

[Jonny]

Вот что написано на сайте Гарант.Ру по такому вопросу:

В организации есть дистанционные работники, работающие в городах, которые относятся к районам Крайнего Севера и к приравненным к ним местностям, обособленных подразделений и филиалов у организации там нет. Организация расположена в г. Москве.
Распространяются ли на данных работников государственные гарантии и компенсации, установленные лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (районные коэффициенты, процентные надбавки и дополнительные отпуска)?

15 декабря 2020
Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Необходимость применения районного коэффициента, процентной надбавки и предоставления дополнительного отпуска в РКС зависят от фактического места работы работника. Если дистанционный работник выполняет свою трудовую функцию в РКС, для которого установлен определенный размер районного коэффициента, процентная надбавка к его заработной плате и предоставление дополнительного отпуска, то он имеет право на их предоставление. Ни место нахождения работодателя, ни место нахождения структурного подразделения, в штате которого состоит работник, не имеют в этом случае значения, если они не совпадают с местом фактического исполнения работником трудовых обязанностей.
Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 313 ТК РФ лицам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (далее - РКС), законодательством устанавливаются государственные гарантии и компенсации. В частности, ст. 315 ТК РФ предусмотрено, что оплата труда в РКС осуществляется с применением районных коэффициентов и процентных надбавок к заработной плате.
При этом для применения к заработной плате районного коэффициента и выплаты процентной надбавки к заработной плате за стаж работы имеет значение только то, работают ли фактически работники в РКС. Это обусловлено следующим.
В преамбуле Закона N 4520-I подчеркивается, что он устанавливает государственные гарантии и компенсации по возмещению дополнительных материальных и физиологических затрат гражданам в связи с работой и проживанием в экстремальных природно-климатических условиях Севера. Районный коэффициент и процентная надбавка являются компенсационными выплатами за работу в особых климатических условиях (часть первая ст. 129 ТК РФ). Согласно части второй ст. 146 ТК РФ в повышенном размере оплачивается труд работников, занятых на работах в местностях с особыми климатическими условиями.
Статьи 116 и 321 ТК РФ, устанавливающие обязанность работодателя предоставлять дополнительный отпуск лицам, работающим в РКС, не содержат ни условия о местонахождении работодателя, ни о месте заключения договора, ни иных условий, кроме как непосредственное осуществление сотрудниками работы в указанных районах и местностях.
Поскольку основным назначением районного коэффициента, процентной надбавки и дополнительного отпуска является компенсация повышенных затрат труда в особых климатических условиях, они должны применяться именно по месту фактического выполнения трудовых обязанностей работником. Такой вывод следует также из некоторых подзаконных актов, устанавливающих, что районный коэффициент и процентная надбавка применяются по месту фактической работы работника независимо от места нахождения работодателя (смотрите, например, пп. "а" п. 5 Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта), отражающих специфику регулирования социально-трудовых отношений в условиях Севера, утвержденных постановлением Минтруда России от 23.07.1998 N 29).
Сказанное в полной мере справедливо и в отношении дистанционных работников, поскольку нормы главы 49.1 ТК РФ не содержат каких-либо особенностей установления гарантий, связанных с работой в особых климатических условиях, для такой категории работников.
Таким образом, необходимость применения районного коэффициента, процентной надбавки и предоставления дополнительного отпуска в РКС зависят от фактического места работы работника. Если дистанционный работник выполняет свою трудовую функцию в РКС, для которого установлен определенный размер районного коэффициента, процентная надбавка к его заработной плате и предоставление дополнительного отпуска, то он имеет право на их предоставление.
Ни место нахождения работодателя, ни место нахождения структурного подразделения, в штате которого состоит работник, не имеют в этом случае значения, если они не совпадают с местом фактического исполнения работником трудовых обязанностей (п. 1 Обзора, определение Верховного Суда РФ от 06.05.2011 N 78-В11-16, определение Санкт-Петербургского городского суда от 10.11.2015 N 33-18783/2015). К таким же выводам приходят специалисты Роструда (смотрите ответы на вопрос 1, вопрос 2, вопрос 3 на портале "Онлайнинспекция. РФ").

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Кудряшов Максим