Передача дел между работодателями при реорганизации

[Автандил]

Добрый день!
У меня возник следующий вопрос, может, кто-то сталкивался.
Проводится реорганизация в форме выделения, появляется новое юридическое лицо.
Что будет с кадровыми документами, как передавать их в новому работодателю.
Что делать, например, с приказами, где значился не только тот работник, который "уходит" в новое юридическое лицо. Например, издавались приказы о предоставлении отпуска, но сразу множеству работников, один из них "уходит", остальные остаются. Приказ-то оригинал только один, не передадим же мы его? Делать по каждому "уходящему" выписку из приказа, это с ума сойти можно.

[Лада Игоревна]

Ну вообще при передаче дел обычно составляются акты.

Приказ-то оригинал только один, не передадим же мы его?

ну и не передавайте, а что там такого значимого может быть для "нового работодателя"?

[Автандил]

Вопрос в том, как лучше вообще провести такую передачу дел? Вопрос к тем, кто проводил ))

[Maximus77]

Ну я думаю, что ничего нового, кроме составления акта приема-передачи, Вы не придумаете. В акте поименовать все документы, и передавать их под роспись между ответственными лицами.

А что касается приказов "общих" на несколько работников, то или делать копию с такого приказа и передавать его (другие персональные данные там вымарывать), или вообще не передавать, других вариантов тоже вроде как нет.

[Jonny]

Издайте приказ в котором будет подробно указано, кто, кому, когда, и что передает.

[Автандил]

Издайте приказ в котором будет подробно указано, кто, кому, когда, и что передает.

ну так для этого и надо сначала определить, кто и что передает.

что, поименовывать все документы, до единой бумажки?

[Kajzer]

Ну, можно так:

1. Провести аудит личных дел на наличие всех требуемых документов.

2. Составить перечень передаваемых документов и оформить передачу документов, с участием (подспиями) не менее двух представитель от каждой стороны.

3. Проверить в личных карточках формы Т-2 сведения о внесении всех отпусков, которые предоставлялись работникам.

4. Учитывая вышеуказанные вопросы - что ряд документов (приказы в отношении нескольких работников), в целях соблюдения трудового законодательства не могут быть переданы во вновь созданное Общество, определить, что данные приказы подлежат хранению у прежнего работодателя, и в рамках требований законодательства обеспечить предоставление работниками соответствующего согласия.

5. Определить структурные подразделения и ответственных лиц, на которые возложены функции по ведению делопроизводства, а также лиц, ответственных за ведение делопроизводства в других подразделениях организации (прием-передачу документов.

6. Определить вопросы с архивом.

7. Составить перечень передаваемой оргтехники, сверить ее инвентарные номера.

Для оптимизации процесса приема-передачи дел целесообразно заблаговременно издать распорядительный документ (приказ, распоряжение), в котором определить сроки и порядок передачи дел и документации; лицо (лиц), которое будет принимать дела; назначить рабочую комиссию; решить вопрос о необходимости составления сопроводительной (отчетной, итоговой) документации.

[Vecc]

Можно использовать примерно такой акт:

Приложение № 1
К Приказу № ____ от «____»___________2014 г.


Форма
Акта приема-передачи документов кадрового учета работника:
_____________________________________________
(должность, ФИО)




Г. Москва «____»________2014

_______________________________________департамента по управлению персоналом
(ФИО, должность)
передаются, а заместителем генерального директора Ивановым А.А. принимаются документы личного кадрового учета (оригиналы личных дел, должностных инструкций, трудовых книжек):

N
п/п Дата и номер документа Наименование документа Примечания
1 2 3 4
1
2
3

4
5

[Автандил]

Подскажите, а нужно ли менять должностную инструкцию при реорганизации? Или можно оставить в той редакции, которая была на момент приема работника на работу, до реорганизации?

[Лада Игоревна]

Подскажите, а нужно ли менять должностную инструкцию при реорганизации? Или можно оставить в той редакции, которая была на момент приема работника на работу, до реорганизации?

На этот счет есть такая информация:

Вопрос: Каков срок действия должностной инструкции? Должна ли утверждаться новая должностная инструкция при реорганизации предприятия? (информационный портал Роструда Онлайнинспекция. РФ, ноябрь 2016 г.)
Каков срок действия должностной инструкции? Должна ли утверждаться новая должностная инструкция при реорганизации предприятия?

Ответ: Нормами действующего законодательства не установлен срок действия должностной инструкции. Такой срок может быть установлен трудовым договором, коллективным договором, соглашением и/или локальным нормативным актом организации по усмотрению работодателя.
Если после реорганизации предприятия трудовые функции работников изменены не будут, то в имеющиеся должностные инструкции достаточно будет внести изменения о работодателе.
Стоит также отметить, что разработка и утверждение должностных инструкций является правом, а не обязанностью работодателя. Должностные инструкции работодатель утверждает по своему усмотрению.

Правовое обоснование:
Согласно ч.1 ст.8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (далее - локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.
В соответствии с ч. 1 ст. 9 ТК РФ в соответствии с трудовым законодательством регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений может осуществляться путем заключения, изменения, дополнения работниками и работодателями коллективных договоров, соглашений, трудовых договоров.

Информационный портал Роструда Онлайнинспекция. РФ ноябрь 2016 г.