Необоснованные дни и затраты в командировках
Добавлено: 21 ноя 2019, 13:29
Наша организация занимается экспортом, командировок много.
Один из высокопоставленных сотрудников готовится к увольнению. Начали проверять, закрыты ли у него все подотчётные суммы. Проверили, всё закрыто, все авансовые отчёты сданы, подписаны ГД.
Однако вылезло следующее.
У нас в организации реализована следующая процедура по командировкам:
(а) Сотрудник (либо его подчинённый/секретарь за него) заполняет форму "Служебная записка на командировку" - по сути, это прототип приказа, в котором указан маршрут следования и цель командировки.
(б) Руководитель сотрудника (у нашего героя руководителем был ГД) ставит свою подпись в отдельной графе "Согласование руководителя" в этой служебке.
(в1) На основании утверждённой служебки, специальный отдел покупает билеты и бронирует гостиницы, в соответствии с положением о командировках, где написано, что летать можно только эконом-классом, что гостиницы только не выше скольких-то рублей за сутки (исключая список дорогих городов, где этот лимит другой), и т.п.
(в2) Но если сотрудник говорит - не покупайте мне билеты, я их сам куплю, а потом мне возместят по авансовому - то этот отдел и не бронирует. В служебке всё равно содержится ссылка на положение о командировках, и сотрудник расписывается, что он с ним ознакомлен.
(г) После командировки, сотрудник приносит авансовый отчёт на подпись руководителя, потом с его подписью отдаёт в бухгалтерию. Если в авансовом есть покупка билетов и гостиниц, бухгалтерия проверяет, что покупка была в пределах лимитов согласно положению о командировках. Если лимиты превышены, то тогда отчёт должен был утвердить ГД (для этого сотрудника это нерелевантно, ибо его руководитель и есть ГД).
Итак, что мы обнаружили по данному сотруднику:
(1) В некоторых случаях гостиницы стоили у него дороже лимита, хотя в том городе явно были гостиницы дешевле. Однако формально придраться не к чему - ГД ему авансовый отчёт подписал, а в положении написано, что "в исключительных случаях, ГД имеет право разрешить...". Правда, неясно, считать ли утверждение авансового отчёта именно разрешением на проживание в такой гостинице.
(2) Во многих случаях, билеты покупались явно в интересах сотрудника. Например:
(i) Он покупает себе вылет из нашего города в пятницу вечером, субботу и воскресенье проводит в Москве, дальше летит в страну назначения. В служебной записке у него было указано "Пермь-Москва-городИкс", обозначено общее кол-во дней командировки, но не обозначено, сколько из них будет в Мск.
(ii) то же самое, но даже в служебной записке дата вылета стоит воскресенье или понедельник, а он улетел в пятницу вечером
(iii) из Москвы нет прямых рейсов в город его назначения. Он выбирает себе стыковочный рейс, но не самый короткий и дешёвый, а через приятный город (Амстердам, Мадрид, Стамбул). И ночует там.
Можно ли с него взыскать эти суммы (суточные и отели), если прошло меньше года?
Один из высокопоставленных сотрудников готовится к увольнению. Начали проверять, закрыты ли у него все подотчётные суммы. Проверили, всё закрыто, все авансовые отчёты сданы, подписаны ГД.
Однако вылезло следующее.
У нас в организации реализована следующая процедура по командировкам:
(а) Сотрудник (либо его подчинённый/секретарь за него) заполняет форму "Служебная записка на командировку" - по сути, это прототип приказа, в котором указан маршрут следования и цель командировки.
(б) Руководитель сотрудника (у нашего героя руководителем был ГД) ставит свою подпись в отдельной графе "Согласование руководителя" в этой служебке.
(в1) На основании утверждённой служебки, специальный отдел покупает билеты и бронирует гостиницы, в соответствии с положением о командировках, где написано, что летать можно только эконом-классом, что гостиницы только не выше скольких-то рублей за сутки (исключая список дорогих городов, где этот лимит другой), и т.п.
(в2) Но если сотрудник говорит - не покупайте мне билеты, я их сам куплю, а потом мне возместят по авансовому - то этот отдел и не бронирует. В служебке всё равно содержится ссылка на положение о командировках, и сотрудник расписывается, что он с ним ознакомлен.
(г) После командировки, сотрудник приносит авансовый отчёт на подпись руководителя, потом с его подписью отдаёт в бухгалтерию. Если в авансовом есть покупка билетов и гостиниц, бухгалтерия проверяет, что покупка была в пределах лимитов согласно положению о командировках. Если лимиты превышены, то тогда отчёт должен был утвердить ГД (для этого сотрудника это нерелевантно, ибо его руководитель и есть ГД).
Итак, что мы обнаружили по данному сотруднику:
(1) В некоторых случаях гостиницы стоили у него дороже лимита, хотя в том городе явно были гостиницы дешевле. Однако формально придраться не к чему - ГД ему авансовый отчёт подписал, а в положении написано, что "в исключительных случаях, ГД имеет право разрешить...". Правда, неясно, считать ли утверждение авансового отчёта именно разрешением на проживание в такой гостинице.
(2) Во многих случаях, билеты покупались явно в интересах сотрудника. Например:
(i) Он покупает себе вылет из нашего города в пятницу вечером, субботу и воскресенье проводит в Москве, дальше летит в страну назначения. В служебной записке у него было указано "Пермь-Москва-городИкс", обозначено общее кол-во дней командировки, но не обозначено, сколько из них будет в Мск.
(ii) то же самое, но даже в служебной записке дата вылета стоит воскресенье или понедельник, а он улетел в пятницу вечером
(iii) из Москвы нет прямых рейсов в город его назначения. Он выбирает себе стыковочный рейс, но не самый короткий и дешёвый, а через приятный город (Амстердам, Мадрид, Стамбул). И ночует там.
Можно ли с него взыскать эти суммы (суточные и отели), если прошло меньше года?