На главную ТэКа групп

суды, трудовые споры

нарушение трудовых прав

кадровое производство

применение трудового законодательства

Необоснованные дни и затраты в командировках

Обсуждаем претензии работников, проверки органов надзора и контроля, судебные процессы. Избегайте указания ф.и.о. и наименований организаций, в том числе органов государственной власти.

Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Crook » 21 ноя 2019, 13:29

Наша организация занимается экспортом, командировок много.
Один из высокопоставленных сотрудников готовится к увольнению. Начали проверять, закрыты ли у него все подотчётные суммы. Проверили, всё закрыто, все авансовые отчёты сданы, подписаны ГД.
Однако вылезло следующее.
У нас в организации реализована следующая процедура по командировкам:
(а) Сотрудник (либо его подчинённый/секретарь за него) заполняет форму "Служебная записка на командировку" - по сути, это прототип приказа, в котором указан маршрут следования и цель командировки.
(б) Руководитель сотрудника (у нашего героя руководителем был ГД) ставит свою подпись в отдельной графе "Согласование руководителя" в этой служебке.
(в1) На основании утверждённой служебки, специальный отдел покупает билеты и бронирует гостиницы, в соответствии с положением о командировках, где написано, что летать можно только эконом-классом, что гостиницы только не выше скольких-то рублей за сутки (исключая список дорогих городов, где этот лимит другой), и т.п.
(в2) Но если сотрудник говорит - не покупайте мне билеты, я их сам куплю, а потом мне возместят по авансовому - то этот отдел и не бронирует. В служебке всё равно содержится ссылка на положение о командировках, и сотрудник расписывается, что он с ним ознакомлен.
(г) После командировки, сотрудник приносит авансовый отчёт на подпись руководителя, потом с его подписью отдаёт в бухгалтерию. Если в авансовом есть покупка билетов и гостиниц, бухгалтерия проверяет, что покупка была в пределах лимитов согласно положению о командировках. Если лимиты превышены, то тогда отчёт должен был утвердить ГД (для этого сотрудника это нерелевантно, ибо его руководитель и есть ГД).

Итак, что мы обнаружили по данному сотруднику:
(1) В некоторых случаях гостиницы стоили у него дороже лимита, хотя в том городе явно были гостиницы дешевле. Однако формально придраться не к чему - ГД ему авансовый отчёт подписал, а в положении написано, что "в исключительных случаях, ГД имеет право разрешить...". Правда, неясно, считать ли утверждение авансового отчёта именно разрешением на проживание в такой гостинице.
(2) Во многих случаях, билеты покупались явно в интересах сотрудника. Например:
(i) Он покупает себе вылет из нашего города в пятницу вечером, субботу и воскресенье проводит в Москве, дальше летит в страну назначения. В служебной записке у него было указано "Пермь-Москва-городИкс", обозначено общее кол-во дней командировки, но не обозначено, сколько из них будет в Мск.
(ii) то же самое, но даже в служебной записке дата вылета стоит воскресенье или понедельник, а он улетел в пятницу вечером
(iii) из Москвы нет прямых рейсов в город его назначения. Он выбирает себе стыковочный рейс, но не самый короткий и дешёвый, а через приятный город (Амстердам, Мадрид, Стамбул). И ночует там.

Можно ли с него взыскать эти суммы (суточные и отели), если прошло меньше года?
Последний раз редактировалось Crook 21 ноя 2019, 15:12, всего редактировалось 1 раз.
Crook
пока что новичОК
пока что новичОК
 
Сообщений: 5
Зарегистрирован: 21 ноя 2019, 12:47

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Nazarova » 21 ноя 2019, 13:57

вопрос для работодателя, конечно, неоднозначный.

(1) В некоторых случаях гостиницы стоили у него дороже лимита, хотя в том городе явно были гостиницы дешевле. Однако формально придраться не к чему - ГД ему авансовый отчёт подписал, а в положении написано, что "в исключительных случаях, ГД имеет право разрешить...". Правда, неясно, считать ли утверждение авансового отчёта именно разрешением на проживание в такой гостинице.


Учитывая, что иного разрешения от ГД не было (т.е. в письменном виде даже по другим командировкам), сослаться Обществу на то, что подпись ГД на авансовом отчете не свидетельствует о его разрешении, проблематично.
Т.е. разрешение, получается, у работника скорее имеется, чем не имеется.

i) Он покупает себе вылет из нашего города в пятницу вечером, субботу и воскресенье проводит в Москве, дальше летит в страну назначения. В служебной записке у него было указано "Пермь-Москва-городИкс", обозначено общее кол-во дней командировки, но не обозначено, сколько из них будет в Мск.


Но, получается, что в утвержденной служебной записке изначально указано "Пермь-Москва-городИкс".
Учитывая это, работник согласно документам командирован и в Москву.
В приказе на командировку у него ведь так же, "Пермь-Москва-городИкс"? Если в приказе так, то утверждать, что ему нечего было делать в Москве, сейчас уже не приходится, он скажет, что был туда командирован работодателем в рамках утвержденного приказа.

в служебной записке дата вылета стоит воскресенье или понедельник, а он улетел в пятницу вечером


Это дело, конечно, для работника более некрасивое.
Т.е. в приказе на командировку вылет должен быть позже, чем работник улетел на самом деле?
По билетам, наверное, здесь проблем у работника не возникнет, потому что билеты так или иначе надо оплачивать.
Но, если правильно понимаю, он еще к возмещению предоставил проживание, которое формально было им осуществлено до даты начала командировки? Если так, то эти суммы оснований не имеют.

из Москвы нет прямых рейсов в город его назначения. Он выбирает себе стыковочный рейс, но не самый короткий и дешёвый, а через приятный город (Амстердам, Мадрид, Стамбул). И ночует там.


Ну здесь вопрос субъективный.
Работник может утверждать, что иначе у него не получалось, а задача работодателя доказать, что могло бы получиться. Но это всё очень оценочно.

Можно ли с него взыскать эти суммы (суточные и отели), если прошло меньше года?


Если работник не согласится вернуть суммы добровольно, то только через суд.
Но, задачка не простая.
Аватар пользователя
Nazarova
Заядлый Форумчанин
Заядлый Форумчанин
 
Сообщений: 190
Зарегистрирован: 18 фев 2010, 14:40

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Crook » 21 ноя 2019, 15:10

Это дело, конечно, для работника более некрасивое.
Т.е. в приказе на командировку вылет должен быть позже, чем работник улетел на самом деле?
Но, если правильно понимаю, он еще к возмещению предоставил проживание, которое формально было им осуществлено до даты начала командировки? Если так, то эти суммы оснований не имеют.
В приказе на командировку у него ведь так же, "Пермь-Москва-городИкс"? Если в приказе так, то утверждать, что ему нечего было делать в Москве, сейчас уже не приходится, он скажет, что был туда командирован работодателем в рамках утвержденного приказа.


Приказ в нашей организации делается задним числом: физически это происходит, обычно когда сотрудник уже вернулся из командировки, т.е. мы точно знаем даты его командировки. И в приказе стоят даты фактических билетов (каковые были возмещены ему согласно утверждённому авансовому отчёту).
Т.е. по сути речь идёт о мелком мошенничестве: руководитель подписывал ему служебку на командировку с 15 по 20, он покупал себе билеты на 12 и на 20, а при утверждении авансовогого отчёта руководитель не сверял даты и кол-во дней, он смотрел только, что тот летал не бизнес-классом, и что летал именно в конечный пункт назначения.

Москвы в приказе нет (равно как и Амстердамов с Мадридами), это просто промежуточные пункты. Т.е. он направляется в командировку в Каир (согласно приказу) или в Гвинею, а в служебке - маршрут следования, согласно которому должны покупаться билеты: Пермь-Москва-Стамбул-Каир, или Пермь-Москва-Амстердам-Гвинея. Вопрос лишь в том, зачем он брал такие билеты, что он жил по 1-2 ночи в этих промежуточных городах!

Таким образом, проживание формально было осуществлено им в командировке. Просто командировкой эти дни стали по недосмотру ГД. И это выходные!

Работник может утверждать, что иначе у него не получалось, а задача работодателя доказать, что могло бы получиться. Но это всё очень оценочно.


Строго говоря, у нас в положении ничего не написано про то, что сотрудник может сам себе чего-то покупать. Написано: "билеты приобретаются отделом.... в соответствии со служебной запиской". По сути ГД, подписывая его отчёт, узаконивал формальное нарушение положения, ибо положение вообще не предусматривает покупки билетов напрямую сотрудником. Но на практике, этого не избежать (особенно с гостиницами) - поэтому все закрывали глаза на это нарушение. Пока не выяснилось, что человек получил за последний год (больше мы не считали, ибо СИД уже истёк) около 100 тыс рублей необоснованных суточных (они у нас 4000 руб) и примерно 120 тыс на гостиницы.

А есть вариант "разутвердить" авансовые отчёты? Т.е. официально ему, пока он ещё сотрудник, направить следующее письмо:

"Уважаемый Иван Иванович! При дополнительной проверке Ваших авансовых отчётов №№, возникли следующие вопросы:

(1) С какой целью Вы, при осуществлении Вами командировки в город Икс, неоднократно (даты авансовых отчётов) приобрели билеты на вечер 12.04 (и иные подобные даты), а не на вечер 14.04, при том, что собственно деловые функции в командировке вы могли осуществить только с 15.04 - понедельника; при этом в ряде случаев (№№ авансовых отчётов и приказов о командировках) в Вашей служебной записке в кач-ве даты вылета был указан более поздний день, т.е. Вы приобретали билеты вопреки утверждённой служебной записке.
(2) С какой целью Вы приобретали билеты через города Игрек и Зет с существенным интервалом стыковки, что влекло за собой необходимость оплаты Вашего проживания и проезда в и из аэропорта, в то время как расписание рейсов показывает, что были рейсы с трёх- и шестичасовыми интервалами, пересадка на которые не требовала ночёвки в городах Игрек и Зет, а требовала просто ожидания в аэропорте.

В случае непредставления Вами в трёхдневный срок обоснования деловой цели Ваших решений о приобретении билетов по вышеперечисленным командировкам, Ваши авансовые отчёты будут считаться неутверждёнными в части проживания в гостиницах в такие-то дни; в случае, когда эти дни являлись выходными или праздничными днями, необоснованно присоединёнными к командировкам, суточные за эти дни также подлежат отмене.
"


Или он на это письмо может ответить что-то примерно такое?:

"Уважаемый Пётр Петрович!
Перечисленные в Вашем письме авансовые отчёты утверждены Вами как генеральным директором Общества, что подтверждается Вашей подписью, а также перечислением мне денежных сумм на мой расчётный счёт (зарплатную карту). Соответственно, Общество уже согласилось с правомерностью осуществлённых мною в командировке расходов, в т.ч. расходов на оплату авиабилетов и проживания в гостиницах. В связи с этим, отсутствует необходимость в предоставлении мною каких-либо дополнительных разъяснений. В случае, если какая-либо сумма под предлогом отсутствия таких разъяснений будет удержана из выплаты мне зарплаты или окончательного расчёта при увольнении, таковое удержание я буду рассматривать как неправомерное и буду истребовать с Общества недоплаченную мне сумму".
Crook
пока что новичОК
пока что новичОК
 
Сообщений: 5
Зарегистрирован: 21 ноя 2019, 12:47

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Jonny » 21 ноя 2019, 19:22

А есть вариант "разутвердить" авансовые отчёты? Т.е. официально ему, пока он ещё сотрудник, направить следующее письмо:


лучше бы тогда делать не письмо, а просто формально затребовать объяснения, т.е. сделать уведомление о необходимости предоставления письменных объяснений, и указать не 3 рабочих дня на предоставление, а 2.

"Разутвердить" авансовые отчеты - это необычно. Но все равно придется делать что-то подобное.

В затребовании объяснений опишите каждый пункт по каждой командировке отдельно, и присвойте пунктам соответствующие номера, чтобы работник также могу предоставить ответы по каждому номеру, и Вам было проще ориентироваться в ответе (если он его предоставит).
Аватар пользователя
Jonny
Заядлый Форумчанин
Заядлый Форумчанин
 
Сообщений: 139
Зарегистрирован: 28 сен 2011, 08:53

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Crook » 22 ноя 2019, 12:37

сделать уведомление о необходимости предоставления письменных объяснений, и указать не 3 рабочих дня на предоставление, а 2. сделать уведомление о необходимости предоставления письменных объяснений, и указать не 3 рабочих дня на предоставление, а 2.


Уже так сделали и направили. Ждём ответа. Но думаю, что будет ответ в духе предположенного мною выше.
Crook
пока что новичОК
пока что новичОК
 
Сообщений: 5
Зарегистрирован: 21 ноя 2019, 12:47

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Jonny » 22 ноя 2019, 21:02

Ну да, возможно.
А может и напряжется работник, и попытается урегулировать вопрос.
Аватар пользователя
Jonny
Заядлый Форумчанин
Заядлый Форумчанин
 
Сообщений: 139
Зарегистрирован: 28 сен 2011, 08:53

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Crook » 26 ноя 2019, 13:08

Jonny писал(а):Ну да, возможно.
А может и напряжется работник, и попытается урегулировать вопрос.


Он напрягся, но не так, как можно было бы ожидать. Ниже его ответ:

"СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
Генеральному директору .....
от ....

Уважаемый ....!
Мною было получено т.н. требование директора по персоналу ...., приложенное к данной служебной записке.
Как можно увидеть, в требовании ставится под вопрос обоснованность принятых мною решений по планированию командировок, выбору авиабилетов и бронированию гостиниц.
Поскольку все без исключения авансовые отчёты по моим командировкам, равно как и отчёт по самим командировками утверждены Вами, и была сделана оплата этих расходов, полагаю, что настоящий вопрос должен быть переадресован к Вам как к моему непосредственному руководителю, несущему ответственность за целесообразность тех расходов, которые им согласованы.
Со своей стороны отмечу, что в командировке работник также прилагает трудовые усилия, а работодатель (если работник не прикомандирован к конкретному предприятию) несёт ответственность за должные условия, в которых осуществляется труд - в том числе перелёт и проживание сотрудника. В случае, если бы работнику предлагались недостойные его условия труда, не соответствующие принятым обычаям делового оборота и статусу работника, он бы отказывался от командировки.
С уважением,
...."
Crook
пока что новичОК
пока что новичОК
 
Сообщений: 5
Зарегистрирован: 21 ноя 2019, 12:47

Re: Необоснованные дни и затраты в командировках

Сообщение Лада Игоревна » 28 ноя 2019, 11:28

да уж, ответ конечно "вызывающий"...
ну конечно, можно попробовать взыскать, но что будет за основание?
прямой действительный ущерб организации?
неосновательное обогащение?
Лада Игоревна
Заядлый Форумчанин
Заядлый Форумчанин
 
Сообщений: 131
Зарегистрирован: 08 сен 2015, 13:34


Вернуться в Трудовые споры

Кто сейчас на форуме

Сейчас этот форум просматривают: нет зарегистрированных пользователей и гости: 4

cron
 Top.Mail.Ru